El Ararteko, nombrado por el Parlamento vasco, actúa con autonomía en el ejercicio de sus funciones, de oficio o a instancia de algún ciudadano o ciudadana. Fijémonos en ambas posibilidades.
La LCRIA, siguiendo la configuración tradicional del ombudsman sueco extendido por el mundo, autoriza al Ararteko a iniciar una investigación de oficio cuando conozca de alguna situación irregular en relación alguna Administración Pública (artículo 17.1). Sin duda alguna, esta vía legitima una actuación ilimitada del Ararteko en defensa de los derechos de los ciudadanos y la legalidad, contribuyendo a dotar de un auténtico reconocimiento social a la institución. Además, sirve como auténtico revulsivo para animar a los ciudadanos a acudir al servicio público que ofrece esta institución. En la práctica, el Ararteko viene investigando de oficio anualmente varios temas o cuestiones. Así, por ejemplo, en su primera designación el actual Ararteko investigó sobre la "Atención a personas mayores en la CAPV: servicio de asistencia domiciliaria, centros de día y centros residenciales", o la "Convivencia y conflictos en los centros educativos".
Es posible que la investigación sea solicitada por la Comisión Parlamentaria que mantiene relaciones de ordinario con el Ararteko, o por cualquier otra Comisión Parlamentaria o por algún parlamentario individualmente. Sin embargo, no podrá solicitar el inicio de la investigación la propia Administración en relación con asuntos de su competencia.
Como segunda gran posibilidad, y siguiendo la configuración tradicional del ombudsman sueco, cualquier ciudadano puede presentar directa y gratuitamente su queja en relación a un organismo público al Ararteko. Mediante la queja el ciudadano o ciudadana solicita la intervención del Ararteko ante una coyuntura, una actuación u omisión de alguna Administración u organismo público, que a su juicio conculca sus derechos. No importa la nacionalidad, residencia, edad o incapacidad del solicitante. Tampoco que esté internado en un centro penitenciario o que tenga una relación especial de sujeción o dependencia con una Administración. Con que invoque un "interés legítimo" es suficiente. Aunque este "interés legítimo" no es definido por la Ley, entendemos el término en el mismo sentido en el que se utiliza en el artículo 24 CE, cuando se configura el derecho a la tutela judicial efectiva: un ciudadano se ve afectado en sus derechos, en este caso como resultado de una actuación administrativa.
Una vez presentada una queja al ombudsman vasco, aunque el interesado exprese su deseo de retirarla, el Ararteko puede continuar con la investigación.
En el acceso al Ararteko predomina el antiformalismo; las quejas se pueden presentar por escrito u oralmente, debiendo en ambos casos motivarse y acompañarse de todos los documentos que puedan servir para resolver la disputa. Obviamente, el solicitante, con el fin de que pueda conocer el resultado de su protesta ante el Ararteko, debe identificarse y señalar su domicilio.
Las quejas se pueden presentar personalmente en las 3 oficinas que la institución tiene abiertas al público, una en cada una de las capitales de provincia vascas, por carta o por fax. Incluso, en armonía con los nuevos tiempos, es posible presentar una queja vía meil.
La LCRIA se refiere a quejas individuales, sin aludir a protestas colectivas. En todo caso, se establecen dos límites para su presentación. Las verbales únicamente se pueden presentar en las sedes del Ararteko, debiendo ser transcritas y leídas y firmadas por el afectado. Además, no se puede presentar ningún tipo de queja, ni por escrito ni verbalmente, cuando haya pasado un año desde que el afectado tuviera conocimiento de la conducta o de los hechos susceptibles de queja.
Recibida una queja, lo primero que se va a hacer en la institución es registrarlas y acusar recibo de las mismas. A continuación, el defensor las valorará para decidir si las admite o no. No las aceptará a trámite si no aprecia interés legítimo en el ciudadano solicitante, o cuando éste no se identifique; tampoco las aceptará si el defensor aprecia en la protesta mala fe o uso abusivo del procedimiento para perturbar o paralizar la Administración. Es más, si el defensor comprueba que la queja ha sido realizada con mala fe y divisa indicios de criminalidad, pondrá el asunto en conocimiento de la autoridad judicial pertinente. También las rechazará si no van acompañadas de justificación o de los datos que se solicitan.
Obviamente, el Ararteko no puede admitir quejas correspondientes a materias que quedan extramuros de sus competencias. Conviene recordar, al respecto, que no pueden conocer las quejas sobre las que exista sentencia firme o estén pendientes de resolución judicial y que suspenderá su actuación, si iniciada la investigación en torno a una queja, se interpone por el interesado demanda o recurso ante los Tribunales ordinarios o el Tribunal Constitucional. Tampoco puede conocer sobre quejas relativas al Parlamento o al Gobierno en todo aquéllo que no sea estrictamente administrativo, o las relacionadas con el funcionamiento de las Comisiones Arbitrales. En el mismo sentido, si se le presenta una queja competencia del Defensor del Pueblo, se la remitirá a aquél.
Si cumplen los requisitos mentados las quejas serán aceptadas, en caso contrario, rechazadas. En este segundo supuesto, el Ararteko así se lo hará saber al ciudadano que la presentó, informándole, en su caso, de la vía adecuada para canalizarla, si la hubiera. No se prevé recurso alguno para la inadmisión de la protesta.
Admitida una queja, el Ararteko iniciará y practicará una investigación dirigida al esclarecimiento del acto o conducta producida por la Administración en cuestión. Con este fin es posible que solicite documentos, informes o aclaraciones a la Administración Pública afectada o a sus funcionarios. Les impondrá un plazo al efecto. La LCRIA obliga a estas Administraciones y a sus funcionarios a colaborar con el Ararteko, debiendo aportar con carácter preferente y urgente lo solicitado. También es posible, como sabemos, que el Ararteko efectúe visitas de inspección a la Administración o servicio correspondiente. En cualquier caso, la negativa a la entrega de lo solicitado o el entorpecimiento por parte de un funcionario, autoridad, trabajador o responsable de una empresa concesionaria o sometida a alguna forma de control o tutela administrativa al acceso a expedientes o documentación administrativa solicitada, o a las dependencias en las que se encuentren, podrá ser comunicada por el Ararteko al superior jerárquico, incluso ser objeto de un informe especial y/o ser destacado en la sección correspondiente de su informe anual. Si es un superior jerárquico el que prohíbe a un funcionario o trabajador de la Administración Pública colaborar con el Ararteko, impidiendo la entrega de los datos o documentos solicitados, lo tendrá que hacer motivadamente y por escrito dirigido al funcionario y al propio ombudsman vasco.
Es posible que en el transcurso de su investigación el Ararteko se tope con hechos que presentan indicios de criminalidad. Los tendrá que poner en conocimiento del Ministerio Fiscal para que éste actúe conforme a Ley.
La investigación del Ararteko concluye con una resolución no imperativa, que cuando la indagación hubiera sido fruto de la queja de un ciudadano, estimará o desestimará esta última, y cuando la investigación se hubiera iniciado de oficio, señalará la corrección o incorrección de la actuación administrativa. Estas resoluciones se publican en la página web del Ararteko.
De acuerdo con la naturaleza de las decisiones del defensor del pueblo vasco (no imperativas), en ningún caso cabe recurso contra aquéllas. Recordar, al respecto, nuevamente, que la fuerza coercitiva de esta institución proviene de su relación con el Parlamento, de la posibilidad que tiene de presentar información en el mismo para que éste ejerza su función de control.
Concluida su investigación el ombudsman vasco comunicará su resultado al ciudadano que ha presentado la queja y a la autoridad, organismo, funcionario o trabajador afectado. Además, si el Ararteko considera que la queja ha sido fruto del abuso, arbitrariedad, discriminación, error o negligencia de un funcionario o trabajador, puede dirigirse al afectado, mostrándole su opinión al respecto, indicándole la forma o modo en la que considera se han de ejercer sus competencias, procedimientos o resoluciones. Lo hará por escrito, remitiendo el mismo, también, al superior jerárquico. Es más, la LCRIA prevé que si la resolución realizada por el Ararteko no produce un resultado ("una medida adecuada en tal sentido"), pondrá el asunto en conocimiento de la máxima autoridad jerárquica del organismo administrativo afectado, incluyendo el tema en su informe anual o extraordinario.
Independientemente de que la resolución del Ararteko no sea vinculante, de oficio puede ejercitar acción para pedir responsabilidad a funcionarios, trabajadores o responsables de empresas concesionarias o sometidas a alguna forma de control o tutela administrativa.